Основы виртуальной телефонии

1. Что такое виртуальная телефония
2. Как работают виртуальные телефонные системы
3. Что такое виртуальные номера
4. Главные преимущества виртуальной АТС
5. Как бизнес может использовать виртуальную телефонную систему?

‍

Что такое виртуальная телефония

Виртуальная телефония – это передовая коммуникационная система, работающая через интернет, использующая VoIP для передачи голоса. Эта технология позволяет предприятиям устанавливать множество линий, направлять звонки на различные устройства и работать глобально, без необходимости традиционной телефонной инфраструктуры. Она обеспечивает передовые функции бизнес-телефонии с меньшими затратами, предлагая гибкость в управлении связью. Виртуальные номера могут направлять звонки на выбранные устройства, включая мобильные телефоны, стационарные аппараты или компьютеры, облегчая удаленную работу и междугородние звонки без дополнительных расходов.

‍

Как работают виртуальные телефонные системы

Виртуальные телефонные системы используют VoIP (Voice over Internet Protocol), чтобы преобразовать аналоговые голосовые сигналы в цифровые данные для передачи по интернету. Это обеспечивает экономичную и качественную связь, позволяя совершать международные звонки без значительных расходов. VoIP предлагает лучшее качество звука благодаря современным методам сжатия и коррекции ошибок, делая звонки более четкими по сравнению с традиционными телефонными линиями. Системы также поддерживают отправку SMS и MMS.

Процесс работы VoIP:

• Преобразование: голос превращается в цифровые данные.
• Пакетирование: данные делятся на маленькие пакеты для передачи.
• Передача: пакеты отправляются получателю через Интернет.
• Воссоединение: пакеты собираются обратно в голосовые данные у получателя.

Эта технология позволяет эффективно общаться в реальном времени без традиционной телефонной инфраструктуры.

‍

Что такое виртуальные номера

Виртуальные номера освобождают телефонные номера от привязки к одному устройству, предлагая маршрутизацию звонков на любое устройство по выбору: от настольного до мобильного телефона. Эти номера, находящиеся "в облаке", предоставляют гибкость и мобильность, позволяя управлять бизнес-коммуникациями из любой точки мира. Как и традиционные номера, виртуальные номера можно перенести к другому оператору, предлагая такую же степень "владения". Эта технология приравнивается к облачным сервисам электронной почты, обеспечивая пользователей аналогичной гибкостью в использовании.

‍

Виртуальный номер – это номер телефона, не привязанный к одному конкретному устройству или линии. Например, номер может выглядеть как обычный городской номер, но звонки на него могут перенаправляться на любое устройство, подключенное к интернету, будь то мобильный телефон, компьютер или VoIP-аппарат. Это позволяет использовать один номер для разных целей и обеспечивает большую мобильность и удобство в коммуникациях.

‍

Главные преимущества виртуальной АТС

• Устранение необходимости в дорогостоящем оборудовании и ПО

В отличие от традиционных контакт-центров, требующих значительных капитальных вложений в инфраструктуру, распределительные щиты, чипы и кабели, виртуальная телефония исключает эти затраты. Всё, что вам нужно — это наушники и интернет-браузер или специализированное программное обеспечение (софтфон) для ваших сотрудников. Это позволяет существенно сократить начальные и операционные расходы, а также затраты на техническое обслуживание.

• Мобильность и гибкость работы

Виртуальная телефония дает свободу вашим сотрудникам работать не только из офиса, но и из дома, на даче или в любом другом месте с доступом в интернет. Это значит, что важные звонки и факсы больше не привязаны к офисному столу и могут быть перенаправлены на мобильные устройства, обеспечивая непрерывную связь без привязки к физическому рабочему месту.

• Улучшенное управление и контроль

С виртуальной телефонной системой вы всегда в курсе, когда ваши работники вошли в систему, с кем они разговаривали и сколько времени длился разговор. Доступ к записям звонков, подробным отчетам о производительности и очередях – обеспечивает комплексный контроль и управление вашими коммуникационными процессами.

• Легкость интеграции с бизнес-приложениями

В отличие от устаревших систем, которые ограничены в возможностях интеграции из-за своей архитектуры, виртуальные телефонные системы предлагают открытые платформы, способные легко интегрироваться с различными сторонними приложениями, включая CRM, системы продажи билетов и социальные сети. Это обеспечивает бесперебойную работу и повышает эффективность обслуживания.

• Непрерывная поддержка и масштабируемость

Виртуальная телефония позволяет настраивать колл-центры в разных часовых поясах для круглосуточной поддержки или использовать функции автоматического приема голосовых сообщений и уведомлений о пропущенных вызовах. Благодаря гибкости и масштабируемости от нескольких до сотен агентов, система поддерживает рост и развитие вашего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в расширение.

‍

Как бизнес может использовать виртуальную телефонную систему?

1. Отправка текстовых сообщений:

Позволяет отправлять текстовые сообщения до или после звонка, чтобы уведомить клиента о важной информации или подтвердить детали разговора.

Преимущества для бизнеса: Улучшает коммуникацию с клиентами и обеспечивает дополнительный канал для передачи важной информации. Это позволяет оперативно информировать клиентов о статусе их запросов, акциях и других важных новостях.

Пример использования: Компания использует возможность отправки SMS для подтверждения бронирований, напоминаний о встречах или уведомлений о статусе заказа. Это позволяет клиентам быть в курсе всех изменений и вовремя реагировать на них.‍

2. Интеграция телефонии и электронной почты:

Объединяет телефонную связь и электронную почту в единую систему поддержки, облегчая управление коммуникациями.

Преимущества для бизнеса: Повышает эффективность обработки запросов клиентов, минимизируя время на переключение между различными платформами и инструментами. Это помогает сотрудникам быстрее реагировать на запросы и предоставлять более качественную поддержку.

Пример использования: Служба поддержки объединяет телефонные звонки и электронные письма в одной системе, позволяя видеть всю историю взаимодействий с клиентом в одном окне. Это сокращает время обработки запросов и повышает качество обслуживания.

3. Интеграция с CRM и системами продаж:

Связывает виртуальную телефонию с системами продаж, позволяя автоматически фиксировать детали звонков и клиентские данные.

Преимущества для бизнеса: Ускоряет обработку звонков, сокращает время на внесение данных и повышает точность информации о клиентах. Это способствует лучшему обслуживанию и удовлетворенности клиентов, а также улучшает эффективность работы отдела продаж.

Пример использования: Отдел продаж использует интеграцию с CRM для автоматического занесения информации о звонках и клиентах в систему. Это позволяет менеджерам по продажам сосредоточиться на взаимодействии с клиентами, а не на рутинных административных задачах.

4. Интеграция с социальными сетями:

Подключает телефонную систему к WhatsApp, Facebook Messenger и другим платформам, предоставляя клиентам множество способов связи.

Преимущества для бизнеса: Расширяет возможности связи с клиентами и потенциальными клиентами, предлагая более удобные и доступные каналы коммуникации. Это помогает охватить более широкую аудиторию и улучшить клиентский опыт.

Пример использования: Компания подключает телефонную систему к WhatsApp и Facebook Messenger, чтобы клиенты могли связаться с ней через предпочитаемые мессенджеры. Это расширяет доступность компании и улучшает клиентский сервис.